Specjalista HR kończy proces rekrutacyjny na stanowisko sprzedawcy i zamiast usunąć dokumenty odrzuconych kandydatów, przenosi je do folderu „na przyszłość”, licząc, że przydadzą się przy kolejnej rekrutacji za pół roku. Taka praktyka, choć wydaje się racjonalna z punktu widzenia oszczędności czasu, w wielu przypadkach narusza podstawowe zasady przetwarzania danych osobowych obowiązujące w procesach kadrowych. Ochrona danych osobowych w kontekście rekrutacji i zatrudnienia wymaga precyzyjnego określenia, jak długo firma może przechowywać dane kandydatów oraz na jakiej podstawie prawnej to robi. W dalszej części artykułu omawiamy najczęstsze pułapki związane z danymi osobowymi w procesach HR oraz sposoby na ich ograniczenie.
Jaką podstawę prawną ma przetwarzanie danych kandydatów?
Przetwarzanie danych osobowych w procesie rekrutacyjnym opiera się zwykle na przepisach Kodeksu pracy, które precyzują zakres informacji, jakich pracodawca może żądać od kandydata. Dane wykraczające poza ten katalog, na przykład informacje o stanie cywilnym czy planach rodzicielskich, wymagają odrębnej podstawy prawnej, najczęściej zgody osoby ubiegającej się o pracę.
Dane, o które pracodawca może zapytać bez zgody
Zakres danych możliwych do pozyskania na etapie rekrutacji bywa węższy, niż zakładają niektórzy rekruterzy przygotowujący formularze aplikacyjne. Do informacji, które pracodawca standardowo może żądać, należą:
- imię i nazwisko oraz dane kontaktowe wskazane przez kandydata;
- wykształcenie oraz kwalifikacje zawodowe niezbędne do wykonywania pracy na danym stanowisku;
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeśli jest to istotne z perspektywy oferowanego stanowiska;
- dodatkowe umiejętności i uprawnienia potwierdzone odpowiednimi dokumentami, na przykład prawo jazdy;
- oczekiwania finansowe, jeśli kandydat sam zdecyduje się je podać w dokumentach aplikacyjnych.
Jak długo można przechowywać dokumenty rekrutacyjne?
Okres przechowywania danych kandydatów zależy od tego, czy rekrutacja zakończyła się zatrudnieniem, oraz od podstawy prawnej, na jakiej firma przetwarza te informacje. Dokumenty osoby zatrudnionej trafiają do akt osobowych i podlegają odrębnym, znacznie dłuższym terminom przechowywania wynikającym z przepisów prawa pracy.
Dane odrzuconych kandydatów
Dane kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni, firma powinna usunąć po zakończeniu konkretnej rekrutacji, chyba że kandydat wyraził odrębną, dobrowolną zgodę na przetwarzanie danych na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych. Przechowywanie CV bez takiej zgody, nawet z dobrymi intencjami dotyczącymi przyszłej współpracy, stanowi przetwarzanie danych bez odpowiedniej podstawy prawnej.
Jak wygląda RODO w codziennych procesach kadrowych po zatrudnieniu?
Zakończenie rekrutacji i podpisanie umowy o pracę nie kończy tematu ochrony danych osobowych, lecz otwiera kolejny etap związany z przetwarzaniem danych w trakcie trwania zatrudnienia. Dział HR gromadzi w tym czasie informacje o wynagrodzeniu, absencjach, ocenach pracowniczych czy szkoleniach, które również podlegają przepisom RODO.
| Obszar procesu kadrowego | Na co zwrócić uwagę |
|---|---|
| Dokumentacja rekrutacyjna | ograniczenie zakresu zbieranych danych do niezbędnego minimum, terminowe usuwanie danych odrzuconych kandydatów |
| Akta osobowe | zgodność z okresami przechowywania wynikającymi z przepisów prawa pracy |
| Systemy monitoringu w miejscu pracy | jasne poinformowanie pracowników o zakresie i celu monitoringu |
| Dane w systemach kadrowo-płacowych | ograniczenie dostępu do informacji o wynagrodzeniach wyłącznie do uprawnionych osób |
Monitoring w miejscu pracy a prywatność pracowników
Wprowadzenie monitoringu wizyjnego czy kontroli poczty służbowej wymaga od pracodawcy spełnienia dodatkowych obowiązków informacyjnych oraz konsultacji z przedstawicielami pracowników, jeśli tacy funkcjonują w firmie. Monitoring nie może obejmować pomieszczeń, w których pracownicy mają prawo oczekiwać prywatności, na przykład szatni czy pomieszczeń socjalnych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
Kto pomaga firmom wdrażać zgodne z RODO procesy kadrowe?
Połączenie przepisów prawa pracy z wymogami RODO wymaga specyficznej wiedzy, ponieważ część rozwiązań stosowanych w codziennej praktyce kadrowej ewoluowała jeszcze przed wejściem w życie obecnych regulacji o ochronie danych. Kancelaria prawna ochrona danych osobowych, współpracująca blisko z działem prawa pracy, pomaga firmom dostosować dokumentację kadrową do aktualnych wymogów bez nadmiernego komplikowania codziennych procesów rekrutacyjnych.
Na polskim rynku takie wsparcie oferuje między innymi zespół kancelarii JDP, gdzie tematyką ochrony danych osobowych (sprawdź) zajmuje się między innymi Krzysztof Brant, radca prawny i senior associate. Podobne doświadczenie w łączeniu tematyki RODO z prawem pracy mają też inne kancelarie na rynku, dlatego przy wyborze doradcy warto sprawdzić, czy zespół obsługujący sprawę ma praktykę w obu tych dziedzinach jednocześnie.
Jak przygotować dział HR do bezpiecznego przetwarzania danych?
Wprowadzenie jasnych zasad postępowania z dokumentacją kandydatów i pracowników pozwala ograniczyć ryzyko naruszeń wynikających z rutynowych czynności wykonywanych codziennie przez zespół rekrutacyjny. Zanim firma uruchomi kolejny proces rekrutacyjny, warto sprawdzić, czy stosowane wzory ogłoszeń i formularzy aplikacyjnych są zgodne z aktualnymi wymogami dotyczącymi zakresu zbieranych danych.
- Określenie maksymalnego okresu przechowywania danych kandydatów w regulaminie rekrutacji.
- Przygotowanie odrębnej klauzuli zgody na udział w przyszłych rekrutacjach, jeśli firma chce zachować bazę kandydatów.
- Ograniczenie dostępu do dokumentów rekrutacyjnych wyłącznie do osób zaangażowanych w dany proces.
- Regularne usuwanie danych kandydatów po upływie ustalonego okresu przechowywania.
Dział HR, który traktuje porządkowanie dokumentacji rekrutacyjnej jako stały element pracy, a nie zadanie odkładane na później, znacznie rzadziej gromadzi dane bez odpowiedniej podstawy prawnej. Proste rozwiązania organizacyjne, takie jak automatyczne przypomnienia o terminie usunięcia danych, ograniczają ryzyko wynikające z ludzkiej tendencji do odkładania porządków na kolejny kwartał.
Przetwarzanie danych osobowych w procesach kadrowych rozwija się razem ze zmieniającymi się formami zatrudnienia oraz nowymi narzędziami rekrutacyjnymi wykorzystującymi analizę danych kandydatów. Firmy, które traktują tę tematykę poważnie już na etapie projektowania procesu rekrutacyjnego, budują nie tylko zgodność z przepisami, ale też lepsze doświadczenie kandydatów, którzy coraz częściej zwracają uwagę na sposób, w jaki traktowane są ich dane osobowe.
